اقتراحات تهم الوزارة

قضائيات هذه اقتراحات أربعة خاصة بالوزارة ، كنت قد رفعتها لمعالي الوزير السلف عقب عملي مندوباً في مكتبه مدة ثلاثة أشهر قبل إلحاقي باللجنة التحضيرية لإعداد اللوائح التنفيذية لنظام المرافعات الشرعية ، وأجدها مناسبة لإتاحتها أمام الوزير الخلف ممن يريد ذلك مأجوراً غير مأزورٍ إن شاء الله تعالى ؛ فقد أحيلت السابقة إلى من يرى : أن ليس في الإمكان أبدع مما كان . فلم تر النور .



الخطاب :

-

-

صاحب المعالي / وزير العــــدل ............................. سلمه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد :-

فلقد أسعدني الله جل جلاله بالانضواء تحت لواء مكتبكم العامر - سلمكم الله - فكنت أحد منسوبيه ؛ المدة من 5/ 2/ 1422هـ ، ورأيت لزاماً عليَّ : أن أنقل لمعاليكم شكري وتقديري الموجَّه أولاً لشخص معاليكم على أريحيَّـتكم ودماثة أخلاقكم ولطف معشركم ، وليس ذلك منكم بغريب { ذُرِّيَّةٌ بَعْضُهَا مِنْ بَعْض } .



كما رأيت : أن من حق منسوبي المكتب الموقر عليَّ أن أذكرهم لدى معاليكم بما يستحقون وأخص بالذكر الأستاذ الفاضل الشيخ / عبد الملك بن أحمد آل الشيخ . المشرف العام على المكتب والذي أحاطني برعايته حفظه الله ، وقام - شكر الله لَه - بالتوجيه بتيسير مهام عملي طيلة المدة الماضية .



كما أخص بالذكر الأستاذ الجليل / عبد الله بن ناصر الناصر . مدير المكتب الذي استفدت منه كثيراً من خلال تدقيقه الخطابات المحررة وانتقائه المعاملات المحالة إليَّ للتحرير عليها في ضروب شتى ومعارف متنوعة . زاده الله فضلاً ونفع به .



كما أشكر الأخ العزيز / سليمان بن عبد العزيز الداود . الذي يتفضل بالمتابعة والمؤانسة وتفقُّد ما ينقص المكتب ؛ ليبلغه مشكوراً إلى من يهمه الأمر ، فكان خير عونٍ على أداء المهمة .

ولجميع الأخوة الزملاء موظفي المكتب مني جزيل الشكر وعظيم الامتنان على الحفاوة والترحاب الذي لقيته منذ دلفت إلى هذا المكتب العملاق في كل فضل . وفق الله القائمين عليه لكل ما يحبه الله ويرضاه .



صاحب المعالي : لقد سبرت الوزارة وعملها وموظفيها خلال هذه الأيام ، وإني أستأذن معاليكم في تقديم تقرير عن مرئياتي حيال التطوير الذي تشهده وتنشده الوزارة تحت إشراف معاليكم . والذي رأيت أن تقديمه من اللازم عليَّ عرفاناً بحقكم - سلمكم الله - وحق الوزارة التي احتضنتني منذ أربع وعشرين سنة حتى الآن .



ولعلكم تلاحظون - حفظكم الله - أن التقرير جاء بعدة اقتراحات ، وأني أفردت كل اقتراح في ورقة ؛ حتى يتسنى إمضاؤه أو إلغاؤه وحده دون بقية الاقتراحات .

الأول : بشأن تكوين ثلاث لجان .

الثاني : بشأن اعتماد خمسة أنواع من الاجتماعات .

الثالث : بشأن توفير حافزين من الحوافز المرجوة من معاليكم .

الرابع : بشأن فتح مكتبين متخصصين .

ولذلك كثرت الأوراق ؛ ليصبح هذا الخطاب ومرفقاته / اثنتي عشرة ورقة . فاعذروا لي ذلك . لازلتم في حفظ الله ورعايته . والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته ،،،

..................................... ابنكم : ناصر بن زيد بن ناصر بن داود



-

-

-

=====================================

=====================================



اللجان المقترحة :



اللجان هي : مجموعة من المختصين في مجالات شتى ، يبحثون أمراً من جوانب متعددة ؛ لاستيعاب أكبر قدرٍ من الإيجابيات ، واجتناب ما يمكن اجتنابه من السلبيات .



ومن ذلك : لا تكاد وزارة أو مصلحة - حكومية ، أو خاصة - إلا وتسعى لتشكيل اللجان تلو اللجان لاحتواء مشكلات الإدارة ، وإيجاد السبل الكفيلة بتقليل النفقات وتطوير الكفاءات وتسهيل الإجراءات مما من شأنه رفع مستوى الأداء .



وقد رأيت : أن اللجان الثلاث التالية مما يحسن الإسراع بتشكيلها ؛ لتفعيل أداء وكفاءة العمل الإداري في الوزارة الموقرة .



وهذه اللجان هي :-

1/ لجنة تدقيق احتياجات مبنى الوزارة .

=====================



وهذه اللجنة تستلزم وجود مهندس معماري من بين أفرادها .



ومهمتها : هي الكشف عن احتياجات المبنى ؛ الذي يشتمل على : مكاتب ، ومرافق تستوعب المئات من الموظفين والمراجعين ؛ في ساعات النهار الأولى ، وجزء من أول الليل .



والقصد من عمل هذه اللجنة : إظهار مبنى الوزارة بالمظهر اللائق بها وبالعاملين بها ، وهذا المظهر يعود على العاملين بتحفيزهم ليكونوا في أدائهم بقدر ما تم تهيئته لهم ، وعلى مستوى ما أعد لهم في المبنى ومرافقه ؛ فكلما تواضع الشيء تواضع ناتجه ، وعكسه بعكسه .



ولأن مبنى الوزارة يشكو في بعض أجزائه من عدم المتابعة ، وبخاصة : الدور الأرضي ، فإنه من اللازم : الكشف والإصلاح والمتابعة لجميع العيوب الإنشائية ونواقصها ، ومنها :-

= تقوية الإنارة في الممرات والمكاتب ، وتأمين أغطية مصابيح الإنارة الزجاجية ، ومعاهدتها من عمال الصيانة بالتنظيف وإزالة الغبار عنها .

= إزالة السجاد المهترئ ، وبخاصة : في الدور الأرضي ، وكذا : آثار الغراء في أرضية الممرات .

= العناية بأرضيات المكاتب والممرات بترخيمها ، بعد إزالة السجاد الذي من شأنه التلف والاتساخ ، والحاجة للتنظيف المكلف مادياً ، ونشر مسببات الحساسية ، وبعث الروائح الكريهة .

= استبدال النباتات الاصطناعية في السلالم والممرات بنباتات طبيعية ، وتكليف شركات الصيانة بالعناية بها .

= تحديث المصاعد ؛ حيث تشهد ازدحاماً ملحوظاً عقب صلاة الظهر .

= صيانة النوافذ والأبواب في كثير من المكاتب والممرات .

= إعادة النظر في تسليك التيار الكهربي ، وتقوية خطوطه ، وإخفائها في قوالبها داخل الجدران ؛ حتى يؤمن منها عند حدوث تماس بين أسلاكه .

= تظليل المواقف الجنوبية ، وكذا : المدرج الرئيس على جانبي مظلة الباب الشمالي .

= معاهدة جهاز تكييف الهواء ، وجعله مزدوج الخدمة ؛ بارد صيفاً وحار شتاءً .

= تأمين برادات المياه في المكاتب ، وتأمين المياه النقية فيها ، ومعاهدتها عند اللزوم .

= تهيئة أماكن جلوس المراجعين في الوزارة بالتسجيلات المرئية أو المسموعة ؛ مثل : عرض البرامج الإرشادية عن : الوزارة ، وأجهزتها ، وأنشطتها ، وخططها المستقبلة ، وكذا : تكثيف اللوحات الإرشادية ؛ لبيان متطلبات الخدمات التي تقدمها الوزارة أو : أيٌ من فروعها ومؤسساتها العدلية ، وكذا : تأمين النشرات الوعظية المجانية ، والمطويات المناسبة لمثل أحوال مراجعي وزارة العدل في أماكن جلوس وانتظار المراجعين ؛ من أجل إشغال المراجع بما ينفعه عما لا حاجة لَه به ؛ مما يشوش على الموظفين أعمالهم .

= طلاء جدران الوزارة وأبوابها من جديد ، بألوان شعار الوزارة : الأخضر والأصفر مع مراعاة : جعل الشعار على جميع الأبواب واللافتات التعريفية بالمكاتب .

= نشر اللوحات الإرشادية للتعريف بالمكاتب في كل دور ، وفي كل ممر ؛ من أدوار وممرات الوزارة ، وتحديثها كلما استدعى الأمر ذلك .

= تفخيم مكتب معالي الوزير ؛ بإدخال البهو المواجه للمكتب ، وفرشه بالسجاد الأحمر القاني ، وتأمين المقاعد على جنبتيه ، وفتح الجدار الذي بينه وبين صالة الاستقبال الحالية ؛ ليتسع المكان ، ويستوعب المراجعين ، ولإضفاء الهيبة اللائقة عليه ، واستبداله بفتح المكتبين الذين على جانبيه ؛ ليكونا ممرين للجناح الشرقي والغربي .



2/ لجنة تدقيق احتياجات مكاتب الوزارة .

======================

لقد روعي في ذكر اللجان التدرج التصاعدي لتحميل المسؤوليات والمحاسبة عليها ؛ بإعداد الأجواء الملائمة في مقر العمل أولاً (مبنى الوزارة) ، ثم في آلة العمل (احتياجات المكاتب) .

وهذه اللجنة ينبغي أن تتكون من : لجنة عليا ، ولجنة تحضيرية .



مهمة اللجنة العليا : دراسة ما تقوم بإعداده اللجنة التحضيرية ، ومن ثمَّ اقتراح التوصيات اللازمة لرفعها إلى جهة الاختصاص .



ومهمة اللجنة التحضيرية :

أولاً : إعداد استبيان (استيضاح) تستطلع به اللجنة التحضيرية : الإمكانات المتوفرة لدى موظفي المكاتب ، ونسبة توافرها ، ومدى صلاحيتها للعمل الكتابي ، وملاحظات الموظفين تجاه الإمكانات المتاحة حقيقة .



ثانياً : استطلاع نواقص مكاتب الموظفين من :

= الأدوات المكتبية . (القرطاسية) ؛ مثل : الأوراق ، والملفات ، والأقلام ، والدباسات ، والمحابر ، والخرَّامات ، وناشعات الدبابيس ، والمقصَّات ، والصَّمَّاغات ، والتقاويم .

= الأثاث المكتبي بأنواعه ؛ من : مناضد ، وخزائن ، ومقاعد ، ودواليب .

= الأجهزة المكتبية ؛ مثل : الحواسيب الآلية ، وآلات التصوير ، والطابعات ، وقطَّاعات الورق ، والحاسبات ، ولوازم كلٍ منها .

= الكتب والمراجع الفقهية والنظامية بِحَسَبِ الحاجة .

= أجهزة الهواتف ؛ بتأمين خطوط كافية ، مع المتابعة والمراقبة اللازمة لمثل هذه الخدمة .





3/ لجنة النظر في شكاوى موظفي الوزارة .

=======================

بعد أن يتم تهيئة مبنى الوزارة بكل ما يتطلبه ، وبعد تجهيز المكاتب الإدارية بكل ما تحتاجه من لوازم مادية ، يبقى الالتفات للأمور المادية والمعنوية مما يهم ذات الموظف من :

= بحث المشكلات الطبيعية بين أفراد الموظفين .

= القضاء على مسببات المواقف النافرة بين الموظفين ورؤسائهم .

= توفير الحاجات المعنوية المستحقة بالاكتساب ؛ مثل : خطابات الشكر والتقدير للموظف المبرِّز في عمله ؛ حتى لا يظن أنه والمفرِّط سواءٌ .

= تيسير المستحقات المادية للموظف ؛ مثل : الترقية ، والعلاوة ، والإجازة ، والدورات التطويرية في حينها .

= دعم المكاتب المكتظة بالأعمال بذوي الكفاءة والخبرة .

= إعادة النظر في المكاتب المزدحمة بالموظفين ، وتوزيع الزائد منهم إلى جهات أخرى محتاجة للطاقات العاملة .

= تطوير الموظفين ضعيفي الإنتاج بتكثيف الدورات التدريبية عليهم ، وصقلهم ليواكبوا التطور الذي تشهده الوزارة الموقرة .

= الاستغناء عن الموظفين الذين لا يتناسب عطاؤهم مع ما تنشده الوزارة .

= محاسبة الموظفين ذوي الإنتاج المتواضع ؛ وبخاصة : المتوانين في أداء ما هو منوط بهم من أعمال ؛ أياً كانت مرتبتهم ، ومهما كان مركزهم .

=====================================

=====================================



الاجتماعات المقترحة :



هناك خمسة أنواع من الاجتماعات والاحتفالات الجامعة ، كفيلة - بإذن الله - أن تقوِّي الروابط بين الموظف وزميله ، وبين الموظفين ورؤسائهم ، وبين أفراد مجتمع الوزارة قاطبة .

= كما أنها تبعث النشاط والجديَّة بين أفراد الموظفين .

وهذه الاجتماعات : أسبوعية ، ونصف شهرية ، وشهرية ، ودورية ؛ وتفصيلها :-



1/ اجتماع أسبوعي .

في كل قسم من أقسام الوزارة ، مدته : نصف ساعة ، يرأسه : مدير ذلك القسم ، أو : نائبه .

الهدف منه : بحث احتياجات القسم وموظفيه ، ودراسة مشكلاته .



2/ اجتماع نصف شهري .

مع رؤساء الأقسام الإدارية ، يرأسه : المدير العام .

الهدف منه : بحث أوجه التعاون بين الأقسام ، وتذليل عقبات التعاون المطلوب .



3/ اجتماع شهري .

مع جميع رؤساء الأقسام في الوزارة ، يرأسه : وكيل الوزارة ، ويحضره : المدير العام ومدير شؤون الموظفين .

الهدف منه : اعتماد نتائج الاجتماعات نصف الشهرية ، وتحديد مسؤوليات كل قسم لتحقيق الأهداف المرجوة من مقترحات تلك الاجتماعات .



4/ احتفال شهري .

يكرم فيه فضيلة الوكيل المتميزين من موظفي الوزارة .

الهدف منه : تحفيز الموظفين النابهين إلى : المضي قدماً نحو تحقيق الأهداف المرجوَّة من موظفي وزارة العدل ، كما يهدف هذا الاحتفال إلى : تشجيع الآخرين على بذل الجهد للحاق بزملائهم النابغين .



5/ احتفال دوري .

يتفضل فيه معالي الوزير بتكريم المتفوقين من موظفي الوزارة ، ويحضره وكلاء الوزارة ، والمدير العام ، ورؤساء الأقسام في الوزارة .

الهدف منه : منح المتفوقين من الموظفين - ممن تكرر تميزهم على أقرانهم - بإعطائهم شهادات التقدير والهدايا الرمزية في احتفال مشهود ، مع التوصية بتسجيل أسمائهم في صحائف التشريف عند مداخل الوزارة .



= وهذه الاجتماعات والاحتفالات كفيلة بإذكاء التنافس المشروع بين الزملاء في النشاط الواحد ، والذي من شأنه : رفع مستوى الأداء ، وتحسين الإنتاج ، وصقل المواهب ، وتبادل الخبرات .

=====================================

=====================================



الحوافز المقترحة :



1/ الرفع بتعيين منسوبي إدارة البحوث على وظائف قضائية .

=================================



وذلك : لأن الباحثين في إدارة البحوث القضائية يقومون بأعمال قضائية هامة ، وكلهم شرعيون ، وعلى مستوى عالٍ من الكفاءة والدراية بالتعليمات النظامية ، علاوة على أن عددهم قليل ؛ إذ لا يتجاوز عددهم أصابع اليد الواحدة .

ولقد جالست عدداً منهم فوجدتهم : ناصحين ، عارفين .

وإن إشراف هؤلاء الباحثين على التوجيه ، والإرشاد إلى ما يحتاجه زملاؤهم القضاة في محاكمهم ، ومدِّهم بالمعلومات والآراء المناسبة ؛ التي يعتمدون عليها في أحكامهم : كل ذلك يجعلهم يشعرون بعدم المساواة بينهم وبين زملائهم ، مع التماثل بينهم في التخصص والمسؤولية .

ولاشك : أن من حقهم أن يترقبوا شفاعة من معالي وزير العدل : بتسويتهم بزملائهم ، ومعادلة وظائفهم وتحويرها ؛ فالعمل منهم جليل ، وعددهم قليل .



2/ توجيه خطابات الشكر وشهادات التقدير للمبرِّزين من الموظفين .

===================================



وذلك تطبيقاً للآداب الإسلامية الأصيلة قال تعالى  هَلْ جَزَاءُ الإِحْسَانِ إِلا الإِحْسَانُ  .

= وقال عليه الصلاة والسلام (( إِنَّ اللهَ كَتَبَ الإِحْسَانَ عَلَى كُلِّ شَيْء ٍ)) .

= وقال صلى الله عليه وسلم (( مَنْ لا يَشْكُرُ النَّاسَ لا يَشْكُرُ اللَّهَ )) .

وتطبيق تلك الآداب الإسلامية الفاضلة حري بأن يدفع - إلى الأمام - سير العمل الإداري ؛ حيث يزداد المحسن إحساناً ، وينافس المُقِلُّ في ما فيه : تحقيق المصلحة العامة لذوي الحاجات من المراجعين ، وكذا : ما فيه تحقيق المصلحة الخاصة بالموظف المنافس .

ومن ذلك : إعلان قرارات التقدير في تعميم وزاري ، وإشهار ذلك في مجلة العدل .

=====================================

=====================================



المكاتب المقترحة :



يستلزم تطبيق النقاط السالفة افتتاح مكتبين ؛ أحدهما : لمعرفة إنتاجية الموظف ، الثاني : لمعرفة حاجات المراجع المتجددة .



1/ مكتب متابعة الأنشطة .

===============



هذا المكتب مهمته : إعداد جداول إحصائية لمعرفة الأنشطة التي يبذلها الموظف - أياً كان - تحت إشراف رئيسه المباشر ؛ ليتسنى تقييم حاجة القسم للدعم المادي والمعنوي ، ولمعرفة أحقية الموظف للتقدير والمكافأة .



وذلك : بأن يقوم كل موظف بتعبئة هذه الجداول بما قام هو بإنجازه ؛ آخر كل يوم ، ويقوم قسم متابعة الأنشطة بتحليل هذه البيانات إحصائياً ، واستخلاص النتائج بتحديد نسب الإنجاز ومستوياته شهرياً لكل قسم ، ولكل موظف على حدته .



يتضح من النتائج الآتي :-

= تميز الموظف على زملائه ، أو تخلفه عنهم .

= حاجة القسم للدعم بالكفاءات الوظيفية ، أو ظهور زيادة في الطاقات الموفرة لَه أكثر مما يحتاجه ؛ ليتم توجيه الزائد إلى المكاتب الأخرى .

= إمكانية تفويض بعض المهام إلى بعض الأقسام ؛ إما : لتميزها ، أو لانخفاض نسبة الضغط عنها ، فيتم تحميلها مهام أكثر مما تقوم به .



ثم تعرض هذه النتائج على كلٍ من :-

= مدراء الأقسام ؛ كلٌ فيما يخصه ؛ لمعرفة الأداء في إداراتهم ، وبحث أوجه القصور في القسم الذي يديره كلٌ منهم في الاجتماع (الأسبوعي) .

= المدير العام ؛ لمعرفة أداء جميع الأقسام الإدارية ، وبحث سبل التطوير مع رؤساء تلك الأقسام في الاجتماع (النصف شهري).

= وكيل الوزارة ؛ لتقييم النتائج في الاجتماع (الشهري) ، وتحديد الموظفين المستحقين للإشادة والتشجيع في الاحتفال (الشهري) ، وكذا : المستحقين للتكريم والمكافأة في الاحتفال الدوري ، وكذا : تحديد المكافآت المقترحة للمتميزين من الموظفين .



2/ مكتب سجل الزوار وقيد اقتراحاتهم .

======================



مهمة هذا المكتب : استطلاع ما لدى المراجعين من مشكلات مع أي قسم من أقسام الوزارة وتقييد ما يدلون به من اقتراحات .



ومن المستحسن : إعلان هاتف المكتب لاستقبال المكالمات والرسائل (الفاكس) عبره .



ويقوم هذا المكتب - بعد استخلاص المشكلات والاقتراحات وتصنيفها - بالآتي :-

= طرح التشكيات والاقتراحات للبحث من قِبَلِ مسؤولي القسم المختص في الاجتماعات (الأسبوعية) ، الخاصة : بمدراء الأقسام .

= سبر تشكيات المراجعين لمعرفة ما يتكرر منها ؛ حتى يطرح للبحث في الاجتماعات (النصف الشهرية) ، الخاصة : بالمدير العام .

= معرفة انطباعات المراجعين عن الوزارة وموظفيها ؛ سلباً وإيجاباً .

= عرض تلك الانطباعات - أسبوعياً - على ذوات الموظفين المعنيين ؛ دون تحديد اسم المراجع ، أو نوع معاملته .



إن إحساس الموظف بتعدد الجهات الرقابية عليه ، واستشعاره أن الرقابة - كما هي موجهة لمصلحة العمل - فهي أيضاً موجهة لمصلحته فبها يُقدَّر ومنها يُكافأ . والله من وراء القصد .

=====================================

=====================================

-

- | عدد القراء : 4517 | تأريخ النشر : الثلاثاء 27 ربيع الأول 1430هـ الموافق 24 مارس 2009م
طبعت هذه المقالة من ( مركز الدراسات القضائية التخصصي - قضاء )
على الرابط التالي
http://www.cojss.net/article.php?a=236
+ تكبير الخط | + تصغير الخط
اطبع